Secrétaire de direction de la Direction Générale des Services – SCX (23053)
A propos de nous
L’Université de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille 30 000 étudiants dans 14 composantes d’enseignement (UFR, Instituts, INSPE, école d’ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 47 laboratoires et 8 écoles doctorales. Près de 2 800 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s’élève à 245 M€ et l’établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.
Mission proposée
Affecté-e au sein du secrétariat général de la Direction Générale des Services, vous assistez la Présidente et le Directeur Général des Services dans l'organisation quotidienne de leur activité et la gestion administrative, logistique et RH de la direction.
Vos missions principales :
Assistance de direction : gestion des agendas, des déplacements, filtrage des interlocuteurs, organisation, préparation et suivi des réunions
Gestion administrative : préparation et suivi des courriers, gestion des circuits de parapheurs, constitution et préparation de dossiers dans le respect des procédures
Suivi administratif, financier et RH : réalisation d'actes de gestion, alimentation et suivi de tableaux de bord, extractions depuis les systèmes d'information
Accueil et interface : accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes, représentation et facilitation des contacts pour la direction
Logistique et organisation : gestion des locaux, matériels et fournitures, organisation logistique de réunions, conférences, séminaires, examens et recrutements
Gestion de l'information : conception et mise à jour de bases de données (contacts, documentation de référence), suivi des échéances et archivage
Notre profil idéal
Vous possédez une solide expérience du secrétariat de direction et de la gestion administrative au sein d'un environnement public ou institutionnel. Rigoureux et organisé, vous savez gérer des informations sensibles et accompagner des instances de direction.
Connaissances : environnement et réseaux professionnels, fonctionnement des administrations publiques, procédures et dispositifs du secteur, techniques de classement et d'archivage, secrétariat bureautique et élaboration de documents
Savoir-être : sens de l'organisation, rigueur et fiabilité, sens de la confidentialité et discrétion, capacité d'adaptation, capacité d'écoute et aisance relationnelle, esprit de synthèse, disponibilité, réactivité et sens de l'initiative
Savoir-faire : communiquer avec pédagogie, adapter son discours aux interlocuteurs, concevoir et alimenter des tableaux de bord, réaliser des synthèses, appliquer et faire respecter procédures et règles, mettre en œuvre une démarche qualité
Formation : baccalauréat minimum, idéalement dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative
Expérience : expérience confirmée de 2 à 5 ans sur un poste similaire, de préférence en administration publique ou établissement d'enseignement supérieur
Informations complémentaires :
Catégorie : B (TECH RF)
Quotité : 100%
Poste à pourvoir à compter du 09/03/2026 en CDD pour une durée d'un an
Rémunération brute mensuelle : conforme aux grilles indiciaires des personnels ITRF, ajustée en fonction de l’expérience, assortie d’une prime brute mensuelle de 100 €
Date limite de candidature : 06/02/2026