Adjoint·e en gestion administrative de la formation et des études _ FRE (MIC06)
A propos de nous
L’Université de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille 30 000 étudiants dans 14 composantes d’enseignement (UFR, Instituts, INSPE, école d’ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 37 laboratoires et 5 écoles doctorales. Près de 3 000 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s’élève à 288 M€ et l’établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.
Mission proposée
Au sein du Pôle Formation et Réussite Étudiante, service de la transversalité et de l'appui réglementaire, vous assurez la gestion administrative des formations et des études et contribuez aux procédures d’évaluation et d’accréditation.
Vos missions principales :
Gestion administrative courante : exécuter les actes administratifs, appliquer et faire appliquer la réglementation, suivre les dossiers administratifs et financiers, gérer les parapheurs et la traçabilité du courrier.
Appui à la gouvernance des études : gestion administrative de la CFVU, dépôt et suivi des dossiers d’auto‑évaluation et d’accréditation (HCERES, DGESIP), respect des calendriers réglementaires.
Traitement et circulation de l’information : réceptionner, diffuser et archiver les informations, assurer la communication des actes à la communauté universitaire (IRIS, assesseurs, responsables de scolarité…).
Production documentaire : saisir et mettre en forme courriers, rapports, certificats administratifs, comptes rendus ; retranscrire les informations orales et assurer la qualité des documents produits.
Suivi des données et tableaux de bord : renseigner et contrôler les bases de données, alimenter des tableaux de bord, réaliser des extractions, contribuer à la fiabilisation des données APOGEE en lien avec la DPF et l’OREVE.
Appui qualité et évaluation : accompagner la mise en œuvre et l’analyse de l’évaluation des formations, appliquer des dispositifs de contrôle et exploiter les sources de données dans le cadre de l’accréditation.
Accueil et orientation : accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes, assurer la continuité de service avec le secrétariat du pôle, gérer les agendas et les échéances.
Organisation et contraintes temporelles : planifier l’activité en fonction du calendrier des instances et des périodes de forte activité (arrêtés, recours gracieux, mois de juin et juillet).
Notre profil idéal
Vous intégrez le Pôle Formation et Réussite Étudiante, au service de la transversalité et de l'appui réglementaire. Vous assurez la gestion administrative courante des formations et participez aux processus d’évaluation et d’accréditation.
Connaissances : environnement administratif public, techniques de gestion administrative et de secrétariat, techniques de communication et d’accueil, élaboration et mise en forme de documents.
Maîtrise bureautique : très bonne utilisation des outils bureautiques, en particulier Excel (tableaux croisés dynamiques), et des logiciels spécifiques (ex. PELICAN, outils de gestion des études).
Compétences rédactionnelles : capacité à rédiger courriers, comptes rendus, rapports, notes administratives et à retranscrire des informations orales à l’écrit.
Gestion et organisation : sens de l’organisation, gestion de plusieurs dossiers en parallèle, respect des procédures et des délais réglementaires, suivi d’agendas et des échéances.
Analyse de données : collecte, extraction, contrôle et analyse de données quantitatives et qualitatives, alimentation de tableaux de bord, exploitation des systèmes d’information (scolarité, administratif, financier).
Qualités relationnelles : goût du travail en équipe, capacité à informer et orienter des publics variés, gestion de relations avec de nombreux interlocuteurs (responsables de scolarité, élus, VP, services centraux…).
Comportement professionnel : rigueur, fiabilité, réactivité, sens de la confidentialité et du service public, aptitude à rendre compte.
Conditions particulières d'exercice : contraintes de calendrier
Informations complémentaires :
Poste ouvert uniquement aux titulaires et CDI de la Fonction Publique
Poste à pourvoir à compter du 01/09/2026
Catégorie : C (ATRF)
Quotité : 100%
Rémunération brute mensuelle : selon les grilles indiciaires des personnels ITRF + RIFSEEP
Date limite de candidature : 21/04/2026
Processus de recrutement :
Nous vous invitons à vérifier que vous recevez bien un accusé de réception confirmant l’enregistrement de votre candidature (pensez à consulter vos courriers indésirables/spams). À défaut, nous vous recommandons de renouveler votre démarche.
Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement
Transmettre :
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