Adjoint-e en gestion administrative – Secrétaire de direction _ DAJA (27532)
A propos de nous
L’Université de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille plus de 30 000 étudiants dans 14 composantes d’enseignement (UFR, Instituts, ESPE, école d’ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 37 unités de recherche et 5 écoles doctorales. Près de 3 000 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s’élève à 288 M€ et l’établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.
Mission proposée
L'agent recruté-e sera rattaché-e à la Direction des Affaires Juridiques et des Archives et aura pour principales missions :
Accomplir des actes administratifs et exécuter des actes de gestion courante dans le domaine d’activité, Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la DAJA Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Activités principales :
Production administrative : saisir et mettre en forme des documents (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser
Rédaction et suivi : rédiger des comptes rendus, gérer la documentation, assurer la saisie et la mise à jour de données
Gestion d'agendas : organiser et suivre les agendas, réunions et échéances des membres du service
Logistique du service : participer à l'organisation matérielle du service et assister les personnels et les équipes
Courrier : réceptionner, enregistrer, diffuser le courrier, suivre sa traçabilité et préparer les envois
Bases de données : renseigner et suivre les bases de données dédiées à la gestion
Accueil et information : conseiller, accompagner et orienter les agents et interlocuteurs internes et externes
Notre profil idéal
Formation : CAP ou BEP en gestion administrative, secrétariat
Expérience : débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
Savoirs : connaissance de l'environnement administratif et des réseaux professionnels, techniques d'accueil téléphonique et physique, techniques de communication
Compétences rédactionnelles : techniques d'élaboration de documents, de comptes rendus et de courriers
Outils bureautiques : maîtrise des logiciels de bureautique, capacité à concevoir des tableaux de bord
Savoir-faire relationnel : accueil et orientation des interlocuteurs, prise de messages
Savoir-être : réactivité, sens relationnel développé, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Organisation : possibilité de service partagé, activités partiellement ou totalement éligibles au télétravail sous réserve des conditions précisées dans la Charte de l'Université
Informations complémentaires :
Catégorie : C (Adjoint technique de recherche et de formation)
Quotité : 100%
Poste à pourvoir en CDD du 04/01/2027 au 31/08/2027
Rémunération brute mensuelle : selon grilles indiciaires des personnels ITRF et expérience + prime mensuelle brute de 60€
Date limite de candidature : 27/11/2026
Processus de recrutement :
Nous vous invitons à vérifier que vous recevez bien un accusé de réception confirmant l’enregistrement de votre candidature (pensez à consulter vos courriers indésirables/spams). À défaut, nous vous recommandons de renouveler votre démarche.
Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidat-e-s retenu-e-s pour un entretien avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement