Adjoint-e en gestion administrative en scolarité (plusieurs postes)
A propos de nous
L’Université de Poitiers, établissement multidisciplinaire accueille 30 000 étudiants dans 14 composantes d’enseignement (UFR, Instituts, INSPE, école d’ingénieurs). De nombreuses thématiques de recherche y sont étudiées dans les 37 laboratoires et 5 écoles doctorales. Près de 3 000 personnels contribuent à son fonctionnement. Son budget s’élève à 288 M€ et l’établissement a obtenu la dévolution de son patrimoine depuis 2011.
Mission proposée
En tant qu’Adjoint-e en gestion administrative de la formation et des études, vous assurez les actes administratifs courants et facilitez la circulation de l’information au sein du service.
Vous contribuez au bon fonctionnement administratif de l'’une de ces 3 composante de l’Université : UFR Droit et Sciences sociales, UFR Sciences Fondamentales et Appliquées ou au Centre des Études Doctorales.
Vos missions principales :
Accueillir, orienter et informer les étudiants, enseignants et partenaires, en présentiel et par téléphone
Appliquer et faire appliquer la réglementation liée à la formation et aux études, ainsi que les procédures internes
Assurer la gestion courante des dossiers administratifs et financiers, relancer les interlocuteurs concernés
Saisir, mettre en forme et diffuser les documents (courriers, certificats, rapports, comptes rendus)
Réceptionner, diffuser et tracer le courrier, traiter et partager les informations internes et externes
Renseigner et suivre les bases de données, concevoir des tableaux de bord pour le suivi d’activité
Classer et archiver les documents, participer à la logistique du service et assister les équipes
Contribuer à l’organisation des permanences, à la gestion des contraintes de calendrier, etc.
Notre profil idéal
Profil recherché :
Connaissance de l’environnement administratif et des procédures de gestion des études
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques de gestion (bases de données, tableaux de bord)
Compétences en communication écrite et orale : rédaction de courriers, rapports, comptes rendus
Techniques d’accueil physique et téléphonique, sens du service aux usagers
Organisation, rigueur et confidentialité dans le traitement des dossiers
Capacité à travailler en équipe et à rendre compte à la hiérarchie
Culture internet et aisance avec les outils numériques
Expérience : débutant accepté (expérience inférieure à 2 ans)
Formation : idéalement dans le domaine de la gestion administrative
Information complémentaires :
Plusieurs postes à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/12/2026 (renouvellement envisageable)
Catégorie : C (ATRF)
Quotité : variant de 50% à 100% selon la composante d'affectation
Rémunération brute mensuelle : selon les grilles indiciaires des personnels ITRF + prime brute mensuelle de 60€
Date limite de candidature : 24/09/2026
Processus de recrutement :
Nous vous invitons à vérifier que vous recevez bien un accusé de réception confirmant l’enregistrement de votre candidature (pensez à consulter vos courriers indésirables/spams). À défaut, nous vous recommandons de renouveler votre démarche.
Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement